「シフト表を作るだけなのに、気づくと1〜2時間たっている」「閉店後に作業を始めても終わらない」。そんなとき、表を埋める速さだけを上げても、店長の負担はあまり減りません。時間を使っているのは、希望回収、未提出の催促、転記、不足確認、スタッフとの再調整、公開後の差し替えまでを含む一連の作業だからです。この記事では、シフト作成を7工程に分け、どこから直すと効果が出やすいかを店舗向けに解説します。
必要人数やスタッフ同士の組み合わせには、店長の判断が必要です。一方、未提出者を探す、LINEから表へ写す、変更のたびに最新版を送り直す作業は、仕組みを変えれば減らせます。全部を自動化しようとせず、判断がいらない反復作業から直すのが現実的です。
シフト作成に時間がかかる原因は7つに分けられる
「シフト作成」を一つの作業として考えると、どこに時間が消えているのか分かりません。次の7工程に分けると、店ごとの詰まりが見えます。
LINE、紙、口頭など複数の場所から、スタッフの希望を探します。
誰が出していないか確認し、一人ずつ連絡して回答を待ちます。
集まった希望を、紙やExcelのシフト表へもう一度入力します。
曜日や時間帯の忙しさから、必要な人数と役割を決めます。
希望・必要人数・勤務時間を見ながら、スタッフを割り当てます。
人手不足、連勤、勤務時間の偏り、役割の組み合わせを確認します。
欠勤や変更希望が出るたび、差し替えて最新版を共有します。
作業時間を30分で測る方法
細かな業務分析は必要ありません。次回のシフト作成時に、スマートフォンのタイマーで4種類だけ測ってください。中断した時間は除き、実際に手を動かした時間を記録します。
| 測る作業 | 記録する内容 | 見直しの合図 |
|---|---|---|
| 希望回収・催促 | 確認に使った分数、催促した人数 | 提出先が複数、未提出者を毎回探している |
| 転記・初稿 | 入力に使った分数、見直した回数 | 同じ情報を2回以上入力している |
| 不足・公平の調整 | 不足した時間帯、入れ替えた人数 | 必要人数が作成途中で変わる |
| 公開後の変更 | 変更件数、再送した回数 | どれが最新版か分からなくなる |
たとえば「初稿40分、調整30分」だけを見ると、初稿を自動化したくなります。しかし、その前に催促35分・転記25分があるなら、提出方法を統一するだけでも毎回の負担を減らせます。まず一度測り、最も長い反復作業を一つ選びます。
店長のシフト作業を減らす5つの改善
- 希望の提出先を一つにする
LINE、紙、口頭を併用せず、全員が同じ入力画面・同じ書式を使います。「休み希望」だけでなく、勤務できる開始時刻と終了時刻までそろえると、聞き返しが減ります。 - 締切と未提出時の扱いを先に決める
締切日だけでなく、「締切後は店側で配置する」「変更は責任者へ連絡する」など、提出されなかった場合のルールも共有します。催促を店長の気遣いだけに頼らないためです。詳しくはシフト希望の締切・催促を減らす方法で解説しています。 - 名前を入れる前に、時間帯別の必要人数を決める
スタッフ名から考え始めると、希望に引っぱられて不足を見落とします。営業を「開店準備・ランチ・午後・夕方・閉店」のように分け、各時間帯に必要な人数と役割を先に置きます。 - 絶対条件と調整条件を分ける
営業時間、必要人数、資格・役割など「守る条件」と、希望日数、組み合わせ、公平さなど「できるだけ合わせる条件」を分けます。全部を同じ重要度で考えると、1人動かすたび全体を見直すことになります。 - 公開後の変更を別の流れにする
確定後の変更は、元の希望回収と混ぜません。変更理由、対象日時、代わりに入れる人、承認者を一つの流れで記録し、常に最新版だけを共有します。変更依頼が多い場合は公開後の組み直しを減らす方法も確認してください。
- 届いた順に名前を入れる
- 足りない時間を後から探す
- 変更のたびに画像を送り直す
- ルールを店長の頭だけで管理する
- 必要人数を先に置く
- 希望を同じ形式で集める
- 不足だけをまとめて調整する
- 最新の表を一か所で確認する
業種によって、最初に直す場所は違う
| 業種 | 時間がかかりやすい判断 | 最初に整理すること |
|---|---|---|
| 飲食店 | ランチ・ディナーの人数、ホールと厨房の組み合わせ | 30分〜1時間単位の必要人数 |
| ホテル・旅館 | 早番・遅番・夜勤、フロント・清掃・朝食の連携 | 時間帯と持ち場ごとの最低人数 |
| 美容室・サロン | 予約、指名、施術メニュー、スタッフの技術 | 対応できる施術と予約枠 |
| スーパー・小売店 | レジ、品出し、発注、開店・閉店作業 | ピーク時間と担当できる役割 |
ホテルやサロンのように条件が多い店舗では、汎用的なシフト表へ無理に合わせるより、店固有の条件を先に整理したほうが早い場合があります。反対に、勤務可能時間と時間帯別の必要人数が中心なら、シンプルな仕組みで十分です。
ツールで減らす作業と、店長が残す判断を分ける
シフト管理ツールを入れれば、すべて自動で解決するわけではありません。効果が出やすいのは、入力・集計・不足の見える化をツールへ任せ、売上予測やスタッフの成長、人間関係など現場でしか分からない判断を店長が行う形です。
希望の回収、一覧化、時間帯別の不足確認、初稿作成、最新情報の保存。
売上見込み、任せたい役割、新人の育成、相性、例外対応、最終決定。
厚生労働省の介護分野の生産性向上事例では、勤務シフト自動作成システムの導入と作業工程の変更により、ある施設で月3,140分から2,295分へ約27％短縮した例が紹介されています。これは介護施設一例の結果で、すべての店舗に同じ効果を保証するものではありません。ただし、単にソフトを入れるだけでなく、希望回収・調整・入力の流れを一緒に見直している点は、店舗でも参考になります。
1週間で始めるシフト作成の見直し
- 1日目：直近のシフト作成を7工程に分ける
正確な分数が分からなくても、「長い・普通・短い」で一度書き出します。 - 2日目：提出先と締切を一つに決める
スタッフへ伝える文章を作り、次回から使う入力方法を統一します。 - 3日目：時間帯別の必要人数を書く
曜日の平均ではなく、忙しさが変わる時間で区切ります。 - 4〜5日目：3人・1週間で試す
本番前に小さく入力し、不足確認と変更操作まで行います。 - 6〜7日目：減った作業だけを残す
新しい操作が増えただけなら見直し、催促・転記・再共有が減る方法を採用します。
連勤、休憩、勤務時間、必要な資格や役割など、店舗と雇用条件に応じて確認すべき内容があります。自動で作られた案もそのまま確定せず、責任者が最終確認します。
よくある質問
シフト作成には平均で何時間かかりますか？
スタッフ数、期間、営業時間、必要な役割、希望の集め方で大きく変わるため、店舗全体に当てはまる一律の平均は出せません。他社や平均値より、自店の「回収・入力・調整・変更」を一度測るほうが改善につながります。
Excelを使えばシフト作成は早くなりますか？
表の見やすさや計算は改善できますが、LINEや紙からの転記、未提出者への催促、公開後の変更共有は別に残ります。今時間がかかっている工程と合っているかで判断してください。
スタッフの希望を優先すると人数が足りません。
希望を集める前に、時間帯ごとの最低人数と必要な役割を決めます。全希望をそのまま入れるのではなく、守る条件と調整する条件を分け、不足時間だけ追加募集します。
自動作成したシフトをそのまま公開できますか？
初稿として利用し、責任者が必ず確認してください。売上予測、スタッフの習熟度、相性、個別事情など、システムへ登録していない条件は自動では判断できません。
条件が多い店舗でも同じ方法で作れますか？
基本の7工程は同じですが、ホテルの夜勤やサロンの技術・予約など、店固有の条件が多い場合は専用設計が向いています。汎用ツールへ無理に合わせず、必要条件を整理してから選びます。
COLOR TOKYOの店舗向け3点セットには、勤務可能時間からシフト案を作る「時間シフト」、急な欠員募集をまとめる「シフトレスキュー」、お客様の口コミ投稿を手伝う「口コミサポート」が含まれます。ホテル・旅館、美容室・サロン、スーパー・小売店、飲食店向けの画面を無料で確認できます。
店舗向け3点セットと無料体験を見る・厚生労働省：介護サービス事業における生産性向上に資するガイドライン 事例編
この記事について
この記事は、店舗のシフト作成を「希望回収・未提出催促・転記・必要人数・初稿・調整・公開後変更」の7工程に分け、現場で改善箇所を判断できるようCOLOR TOKYOが独自に整理したものです。作業時間の例や改善効果は店舗条件により異なります。
運営：株式会社Color（2011年設立）／COLOR TOKYO 店舗業務改善チーム
