Googleフォームでシフト希望を集める方法｜質問項目・作り方・集計のコツ

基本の勤務曜日や契約時間が決まっていて、毎月変わるのが休み希望だけの場合に向いています。

スタッフは休みたい日、時間制限がある日、補足だけを入力します。質問数を少なくできるため、スマホでも提出しやすく、店舗側も集計しやすい方法です。

勤務可能日が毎月大きく変わるスタッフや、学生・副業スタッフが多い店舗に向いています。

日付を行、「出勤可能」「出勤不可」「時間限定」「要相談」を列にしたラジオボタングリッドを使うと、1日ごとに一つの回答を集められます。ただし、1か月分を並べるとスマホでは長くなるため、入力テストが必要です。

イベント、単発勤務、応援勤務など、不定期の募集に向いています。1回の送信で一つの日付と時間を回答し、必要に応じて複数回送信してもらいます。

通常の月間シフトで使うと送信回数が増えるため、毎月の希望回収よりも、急な欠員募集や短期間の応援募集に適しています。

「回答を1回に制限」を有効にすると、回答者はGoogleアカウントへのログインが必要です。パート・アルバイトを含めて全員が利用できるか確認してから使います。

アカウントを持たない人がいる場合は、回答回数を制限せず、スタッフ名と送信日時で再提出を管理する方法があります。

確認済みのメールアドレスを収集する設定では、回答者がGoogleアカウントを確認する必要があります。手入力でメールアドレスを集める方法もありますが、入力ミスの可能性があります。

スタッフ名やスタッフ番号で管理できる場合は、メールアドレスを集めない方が提出の負担を減らせます。

回答の概要を表示すると、回答可能な人が集計結果や自由記述を確認できる状態になる可能性があります。

シフト希望には勤務できない日や補足が含まれるため、通常は「結果の概要を表示」を無効にします。

回答編集を有効にすると、送信後に本人が内容を直せます。ただし、店長が集計を始めた後に変更されると、確認済みの内容とずれる可能性があります。

「締切前は回答編集可、締切後は変更申請」といったルールを案内文と確認メッセージへ書きます。

GoogleフォームとリンクしたGoogleスプレッドシートは別ファイルです。共同編集者を追加・削除した場合、フォームと回答シートの権限が自動で同じ状態へ更新されるとは限りません。

退職・異動時は、フォームとスプレッドシートの両方からアクセス権を確認します。

フォームから届く回答シートは、原本として残します。管理用の並べ替え、フィルター、関数、色分けは別シートで行うと、回答の時系列や列構成を壊しにくくなります。

元データを削除すると復元が難しいため、不要と思った回答も削除前に確認します。

締切後もフォームが開いていると、集計中やシフト確定後に新しい回答が追加される可能性があります。

回答受付を停止するか、締切日時を設定し、終了後のメッセージへ変更申請の方法を表示します。

公開範囲をリンクを知っている人へ設定し、「回答を1回に制限」や確認済みメールの収集など、ログインが必要な設定を使わなければ、Googleアカウントなしで回答できる構成にできます。

社内アカウントだけへ限定したい場合は、Google Workspaceの組織やグループへの公開を検討します。

設定で回答編集を許可できます。別の方法として、変更時はフォームを再提出してもらい、最終送信日時が新しい回答を採用する運用もあります。

締切後は通常フォームを閉じ、変更申請を別にすると管理しやすくなります。

メールアドレスを収集すると、回答のコピーを常に送る、または回答者が希望した場合に送る設定を選べます。

メールを集めない場合は、送信後の確認画面で内容を確認してもらうか、別の自動返信方法を検討します。

集められます。所属店舗、勤務可能店舗、役割を質問へ追加し、回答シート側で店舗別に絞り込みます。

店舗ごとに締切や質問が大きく違う場合は、フォームを分けた方がスタッフも管理者も迷いにくくなります。

Googleフォームは希望回収用です。回答をGoogleスプレッドシートへまとめ、関数や追加の仕組みで人数不足や候補を表示することはできます。

最終シフトは、雇用条件、勤務時間、必要な役割、スタッフ同士の組み合わせなどを管理者が確認して確定します。

フォームと回答シートの編集権限を、店長や責任者など必要な人だけに限定します。回答者向けの「結果の概要」は無効にします。

共同編集者を外すときは、フォームだけでなくリンクしたGoogleスプレッドシートの権限も個別に確認します。